elektronik insan kaynaklarinin planlanması

E-İnsan Kaynakları Planlaması

E-insan kaynakları yönetimi işlevleri içerisinde ilk ele alınacak işlev insan kaynakları planlamasıdır. İnsan kaynakları planlaması geleceğe yönelik bir faaliyet olması ve geleceğin belirsizlik içermesi nedeni ile riskli ve zor bir iştir. Bu nedenle dikkatli ve titiz bir şekilde yapılması gereken işlemlerden oluşmaktadır.

İnsan kaynakları planlaması, işletmede çalışacak işgücünü, nitelik ve nicelik yönünden belirli bir düzen içinde sağlamaktır. Diğer bir deyişle insan kaynakları planlaması, ne kadar sayıda ve hangi nitelikte personele gerek duyulacağını, bu talebin hangi dereceye kadar karşılanmasının olası olduğunu öngörme yönündeki bir çalışma olarak da tanımlanabilmektedir 

E-insan kaynakları planlaması ise, işletmenin gelecekte gereksinim duyacağı personelin nitelik ve niceliğini belirlerken tüm işlemleri elektronik ortamda gerçekleştirmesi anlamına gelmektedir.

BİLGİ: İnsan kaynakları planlaması en basit şekilde işletmenin gelecekte gereksinim duyacağı personelin nitelik ve nicelik olarak belirlenmesidir. E-insan kaynakları planlaması ise, bu işlemlerin elektronik ortamda yapılması anlamına gelmektedir.

E-insan kaynakları planlaması, insan kaynakları planlaması ile ilişkili olarak, bilhassa işgören ve yönetici self-servis uygulamalarının işlevleri yoluyla, işgören verilerini güncelleme, personel değişiklikleri ve iş başvuruları bağlamında somut bir ilerlemeyi beraberinde getirmiştir. İşgörenlere kendi kişisel verilerini güncelleme fırsatı verdiği için, bu insan kaynakları kayıt-tutma işlevi açısından daha yüksek bir doğruluk ve veri kalitesi anlamına gelmektedir. Bu avantaj, yöneticiler tarafından insan kaynaklarına yönetici self-servis uygulamaları yoluyla teslim edilen personel değişikleri ve iş başvuruları için de geçerlidir. 

İnsan kaynakları planlaması sürecinde, işgücü arz ve talebini belirlemede kullanılan tahmin yöntemlerini uygularken ve işletmelerin gereksinim duyduğu personel sayısını belirlerken bilgisayarlardan yararlanmak ve insan kaynakları planlamasının tüm aşamalarını elektronik ortamda yürütmek mümkündür.

İnsan kaynakları planlaması yaparken, diğer bir deyişle gelecekte gereksinim duyulacak personelin niteliklerini ve niceliklerini belirlerken öncelikle hali hazırda çalışan mevcut çalışanları incelemek gerekmektedir. Bu noktada işgücü genel ve beceri envanterlerinden yararlanmak yerinde olacaktır. Elektronik ortamda bilgisayarlar aracılığıyla mevcut personelin genel bilgileri (cinsiyet, yaş, kıdem vb.) ile özel becerileri (bildikleri yabancı diller, aldıkları ödüller, sertifikalar vb.) oluşturulacak veri tabanlarında depolanarak geleceğe yönelik işgücü gereksinimlerinin belirlenmesinde kullanılmaktadır. İşletme mevcut çalışanları analiz ederek geleceğe yönelik daha doğru tahminler yapabilecek ve gelecekte işletmeye hangi pozisyona hangi nitelikte personel alınması gerektiğini daha doğru bir şekilde belirleyecektir.

Öncelikle, planlama sürecindeki yöneticilerin tahminde bulunmalarını ve karar vermelerini sağlayacak ve kolaylaştıracak bilgiler ve veriler daha doğru, hızlı ve çeşitli formatlarda bu yöneticilere bilgisayarlar aracılığıyla çevrimiçi olarak sunulabilir. İşgücü talebinin belirlenmesinde kullanılan yargısal ve sayısal yöntemler bilgisayar aracılığıyla yapılabilir. Yönetici tahmini, delphi tekniği, senaryo analizleri, kıyaslama gibi yargısal yöntemlerde bilgisayarlar, yöneticilere geniş bir bilgi havuzu sağlayarak, daha doğru karar alınmasını sağlayabilmektedir. Bilgisayarlardan yararlanmak, yargısal yöntemlere göre daha karmaşık ve matematiksel hesaplamalar gerektiren sayısal yöntemlerde uygulanan işlemlerin daha hızlı bir şekilde yapılmasını sağlamaktadır. Trend analizleri, regresyon-korelasyon analizleri, oran analizleri gibi sayısal yöntemler de bilgisayar programları kullanılarak çok kısa sürelerde sonuçlandırılabilir. Böylelikle bir yandan zamandan tasarruf sağlanırken, diğer yandan da kağıt kalem kullanılarak yapılacak hesaplamalarda yapılabilecek yanlışların önüne geçilmiş olunur. Gerçek personel gereksinimi, yedek personel gereksinimi, ek personel gereksinimi ve bu gereksinimlerin belirlenebilmesi için gerekli olan toplam işyükü, devamsızlık ve işgücü devir oranları gibi sayısal hesaplamaları da bilgisayarlar aracılığıyla daha doğru ve hızlı yapmak mümkün olmaktadır. Bu hesaplamaların yanı sıra elde edilen bilgi ve verilerin elektronik ortamda saklanabilmesi imkanı, yıllara göre değişimlerin görülebilmesini ve karşılaştırmaların rahatlıkla yapılabilmesini sağlamaktadır

İnsan kaynakları planlaması süreci içerisinde yapılan birçok çalışmada bilgisayarlardan yararlanmak mümkündür. Elektronik ortamda yapılan işlemler, gelecekteki işgücü arz ve talebinin daha doğru bir şekilde belirlenmesini, işletmenin tam gereksinim duyduğu anda personeli temin ederek uygun işe yerleştirebilmesini sağlama noktasında oldukça faydalı olmaktadır. Ayrıca bu şekilde, insan kaynakları planlaması ile ilgili tüm faaliyetlerin daha hızlı ve doğru bir şekilde yapılması mümkün olmaktadır.